Son Kullanıcı İzleme — AppTracker

Kullanıcıların Hangi Uygulamayı Ne Kadar Süre Kullandığını Görün

Kurumsal yapılarda son kullanıcı cihazları yalnızca güvenlik açısından değil, operasyonel verimlilik ve yazılım lisans yönetimi açısından da kritik öneme sahiptir.

Birçok kurum;

• Hangi kullanıcının hangi uygulamayı kullandığını,
• Bir uygulamanın gerçekten aktif kullanılıp kullanılmadığını,
• Lisanslı yazılımların ne kadar süre kullanıldığını,
• Kullanıcıların hangi uygulamalarda ne kadar zaman geçirdiğini,
• Bilgisayarların ne kadar süre aktif veya boşta kaldığını

net olarak ölçememektedir.

Bu görünürlük eksikliği hem yüksek yazılım lisans maliyetlerine hem de operasyonel verimsizliğe neden olabilir.

AppTracker, kullanıcı ve sunucu sistemlerinde hangi kullanıcının hangi uygulamayı ne kadar süre aktif kullandığını ölçen uygulama aktivite takip çözümüdür. SecureSys’in güncel ürün sayfası AppTracker’ı özellikle lisans verimliliği ve personel performans yönetimi için konumlandırmaktadır.

Son Kullanıcı İzleme Nedir?

Son kullanıcı izleme; kullanıcı cihazlarında gerçekleşen uygulama kullanım aktivitelerinin merkezi olarak ölçülmesi ve raporlanmasıdır.

Bu yaklaşım klasik güvenlik loglamasından farklıdır.

Amaç yalnızca;

“Kullanıcı sisteme giriş yaptı mı?”

sorusuna cevap vermek değil;

“Kullanıcı hangi uygulamayı gerçekten kullandı ve ne kadar süre aktif kullandı?”

sorusunu yanıtlayabilmektir.

Bu görünürlük özellikle yazılım lisans optimizasyonu, kullanıcı aktivite analizi ve iş süreçlerinin ölçülmesi açısından önemlidir.

AppTracker Nedir?

AppTracker, endpoint ve sunucu sistemleri üzerinde çalışan uygulamaların kullanım sürelerini kullanıcı bazında ölçen bir uygulama aktivite takip yazılımıdır.

Ürün;

Kullanıcı → Uygulama → Aktif Kullanım Süresi → Idle Süresi → Raporlama

ilişkisini görünür hale getirir.

Karmasis’in ürün açıklamasında AppTracker’ın yalnızca aktif uygulama kullanım süresini değil, bilgisayardaki idle süreleri de ölçtüğü belirtilmektedir.

Uygulama Kullanım Süresi Nasıl Ölçülür?

Bir uygulamanın bilgisayarda açık olması o uygulamanın gerçekten kullanıldığı anlamına gelmez.

Örneğin Microsoft Excel sekiz saat boyunca açık kalabilir ancak kullanıcı yalnızca iki saat aktif olarak çalışmış olabilir.

Bu nedenle AppTracker yalnızca process açık/kapalı bilgisini değil, uygulamanın aktif kullanım süresini ölçmeye odaklanır. SecureSys ürün sayfasında da ürünün “hangi kullanıcının hangi uygulamayı ne kadar süre aktif kullandığını” ölçtüğü belirtilmektedir.

Bu ayrım lisans ve verimlilik analizinde son derece önemlidir.

Active Time ve Idle Time

AppTracker’ın önemli kullanım alanlarından biri aktif ve boşta geçen sürelerin ayrıştırılmasıdır.

Örneğin;

08:30 – Bilgisayar açıldı 09:00 – Excel aktif kullanıldı 10:15 – Kullanıcı toplantıya gitti 11:00 – Bilgisayar idle 11:30 – CRM aktif kullanıldı

gibi kullanım davranışları analiz edilebilir.

Bu sayede yalnızca oturum süresi değil, gerçek çalışma aktivitesi hakkında daha anlamlı veri elde edilebilir.

Yazılım Lisans Verimliliği

Kurumsal yazılım lisansları önemli maliyet kalemlerinden biridir.

Özellikle;

• Microsoft Office
• Adobe
• AutoCAD
• SolidWorks
• SAP istemcileri
• ERP yazılımları
• Tasarım araçları
• Mühendislik uygulamaları
• Özel lisanslı kurumsal uygulamalar

kullanıcı başına veya cihaz başına yüksek lisans maliyetleri oluşturabilir.

Ancak kurumlar çoğu zaman satın aldıkları lisansların ne kadarının gerçekten aktif kullanıldığını bilemez.

AppTracker bu noktada;

Kaç lisans var? Kaç kullanıcı gerçekten kullanıyor? Ne kadar süre kullanılıyor? Lisans gerçekten gerekli mi?

sorularının cevaplanmasına yardımcı olur.

Kullanılmayan Lisansların Tespiti

Örneğin kurumun 200 adet pahalı mühendislik yazılımı lisansı olabilir.

Ancak AppTracker ölçümleri sonucunda;

200 Lisans ↓ 120 Aktif Kullanıcı ↓ 40 Seyrek Kullanıcı ↓ 40 Kullanılmayan Lisans

tablosu ortaya çıkabilir.

Bu görünürlük lisans yenileme dönemlerinde önemli maliyet optimizasyonu sağlayabilir.

SaaS ve Yazılım Maliyet Optimizasyonu

Kurumsal yapılarda yazılım harcamalarının artmasıyla birlikte Software Asset Management – SAM yaklaşımı daha önemli hale gelmiştir.

AppTracker benzeri uygulama kullanım analizi çözümleri;

License Inventory + Application Usage + Active Time + User Analysis

verilerini birlikte değerlendirerek lisans kararlarının ölçülebilir verilere dayanmasını sağlar.

Kullanıcı Bazlı Uygulama Görünürlüğü

AppTracker ile kullanıcıların hangi uygulamaları aktif olarak kullandığı merkezi olarak görülebilir.

Örneğin;

Kullanıcı: Ahmet Yılmaz

• Outlook: 3 saat 20 dakika
• Excel: 2 saat 10 dakika
• ERP: 1 saat 45 dakika
• Chrome: 55 dakika

gibi raporlar oluşturulabilir.

Bu görünürlük operasyon ekiplerinin kullanıcıların gerçek uygulama ihtiyaçlarını anlamasına yardımcı olabilir.

Departman Bazlı Analiz

Kullanım verileri yalnızca kullanıcı bazında değil, departman bazında da değerlendirilebilir.

Örneğin;

Finans Departmanı → Excel → ERP → Outlook

ve;

Mühendislik Departmanı → CAD → Proje Yönetimi → Doküman Yönetimi

gibi farklı uygulama profilleri oluşturulabilir.

Bu sayede departman bazlı yazılım lisanslama kararları daha doğru yapılabilir.

Uygulama Envanteri

Kurumlarda kullanıcı cihazlarında çok sayıda farklı uygulama bulunabilir.

AppTracker kullanım verileri kurumun gerçek uygulama envanterinin anlaşılmasına yardımcı olabilir.

Bu görünürlük;

• Gereksiz uygulamaların belirlenmesi
• Standart dışı yazılımların tespit edilmesi
• Lisans maliyetlerinin analiz edilmesi
• Yazılım standardizasyonu

açısından kullanılabilir.

Kullanıcı Aktivite Analizi

Son kullanıcı aktivite analizi yalnızca performans ölçümü olarak değerlendirilmemelidir.

Gerçek amaç, iş süreçlerinde hangi uygulamaların ne ölçüde kullanıldığını ortaya çıkarmaktır.

Örneğin yeni satın alınan bir CRM uygulaması kurum genelinde devreye alınmış olabilir.

Ancak AppTracker verileri;

500 Kullanıcı ↓ CRM'e giriş yapan: 320 ↓ Düzenli aktif kullanan: 180

sonucunu gösterebilir.

Bu durum yazılımın kullanıcı adaptasyonu veya eğitim ihtiyacı hakkında önemli bilgi sağlayabilir.

Dijital Dönüşüm Projelerinde AppTracker

Bir kurum yeni bir yazılımı devreye aldığında yalnızca kurulumu tamamlamak yeterli değildir.

Asıl soru;

“Kullanıcı gerçekten bu uygulamayı kullanmaya başladı mı?”

olmalıdır.

AppTracker bu nedenle;

• ERP geçişleri
• CRM projeleri
• Microsoft 365 geçişleri
• Yeni kurumsal yazılım projeleri
• Dijital dönüşüm projeleri

sonrasında kullanıcı adaptasyonunu ölçmek için kullanılabilir.

Uygulama Kullanım Trendleri

AppTracker verileri zaman içerisinde analiz edilerek uygulama kullanımındaki artış veya azalış görülebilir.

Örneğin;

Ocak → 1.200 saat Şubat → 1.450 saat Mart → 1.900 saat

kullanım trendi, uygulamanın organizasyon içerisindeki benimsenmesinin arttığını gösterebilir.

Personel Performans Yönetiminde Kullanım

AppTracker kullanıcı aktivite verilerini performans değerlendirmelerinde yardımcı veri olarak kullanabilir.

Ancak yazılım kullanım süresi tek başına çalışan performansını ölçmek için yeterli değildir.

Örneğin bir kullanıcının sekiz saat boyunca Excel kullanması doğrudan daha yüksek performans anlamına gelmez.

Bu nedenle doğru yaklaşım;

Uygulama Aktivitesi + İş Çıktıları + Rol + Departman + Süreç KPI'ları

birlikte değerlendirilmesidir.

AppTracker'ın üretici sayfasında da aktif kullanım ve idle sürelerin birlikte değerlendirilerek personel performans yönetiminin daha sağlıklı yapılmasına yardımcı olduğu belirtilmektedir.

Uzaktan Çalışan Kullanıcıların Görünürlüğü

Hybrid ve remote çalışma modellerinde kullanıcıların fiziksel olarak ofiste bulunması performans veya aktivite hakkında anlamlı bir gösterge değildir.

Son kullanıcı aktivite takip sistemleri;

Office + Home Office + Remote User

gibi farklı çalışma ortamlarındaki uygulama kullanımının merkezi olarak değerlendirilmesine yardımcı olabilir.

Sunucu Üzerindeki Uygulama Kullanımı

AppTracker yalnızca son kullanıcı bilgisayarlarına odaklanmaz.

SecureSys’in ürün açıklamasına göre kullanıcı ve server sistemlerinde hangi kullanıcının hangi uygulamayı aktif kullandığı da ölçülebilir.

Bu özellik özellikle;

• Terminal Server
• RDS
• Ortak uygulama sunucuları
• Çok kullanıcılı server uygulamaları

üzerindeki gerçek kullanımın anlaşılması açısından önemlidir.

AppTracker ile Lisans Yenileme Süreci

Yazılım lisansı yenilemeden önce kullanım analizinin yapılması ciddi maliyet avantajı sağlayabilir.

Önerilen süreç:

Lisans Envanteri → AppTracker Kullanım Verisi → Aktif Kullanıcı Analizi → Seyrek Kullanım Analizi → Lisans İhtiyacının Belirlenmesi → Yenileme / Azaltma / Yeniden Dağıtım

şeklinde yürütülebilir.

Yazılım Lisanslarının Yeniden Dağıtılması

Bazı lisansları tamamen iptal etmek yerine aktif kullanmayan kullanıcılardan alıp yeni kullanıcılara tahsis etmek daha doğru olabilir.

Örneğin;

Kullanıcı A → Lisansı kullanmıyor ↓ Lisans geri alınır ↓ Kullanıcı B → Lisans atanır

Bu yaklaşım yeni lisans satın alma ihtiyacını azaltabilir.

AppTracker ve KVKK

Son kullanıcı aktivite izleme projelerinde kişisel veri ve çalışan mahremiyeti mutlaka dikkate alınmalıdır.

Teknik olarak veri toplanabiliyor olması her verinin sınırsız biçimde toplanması gerektiği anlamına gelmez.

Kuruluşların;

• Amaç sınırlılığı
• Veri minimizasyonu
• Şeffaflık
• Yetkilendirme
• Saklama süreleri
• Log erişimi
• Çalışan bilgilendirmesi

gibi hususları kurumun hukuki yükümlülükleri doğrultusunda değerlendirmesi gerekir.

AppTracker bu nedenle “gizli çalışan gözetimi” şeklinde değil, ölçülebilir ve kontrollü uygulama kullanım analizi aracı olarak konumlandırılmalıdır.

AppTracker ile Güvenlik Ürünleri Arasındaki Fark

AppTracker bir EDR veya DLP değildir.

• EDR — endpoint üzerindeki tehditleri ve saldırıları tespit eder.
• DLP — hassas veri hareketlerini kontrol eder.
• AppTracker — uygulama kullanım aktivitelerini ve sürelerini ölçer.

Bu teknolojiler farklı amaçlara hizmet eder ancak birlikte kullanılabilir.

AppTracker + EDR + DLP

Modern endpoint görünürlüğünde;

AppTracker → Uygulama Kullanımı

EDR → Güvenlik Aktivitesi

DLP → Veri Hareketi

birlikte daha kapsamlı bir son kullanıcı görünürlüğü oluşturabilir.

AppTracker Kimler İçin Uygun?

AppTracker özellikle;

• Çok sayıda lisanslı yazılım kullanan kurumlar
• Yazılım maliyetlerini azaltmak isteyen kuruluşlar
• Terminal Server kullanan yapılar
• Kullanıcı uygulama ihtiyaçlarını analiz etmek isteyen kurumlar
• Dijital dönüşüm projeleri
• Remote ve hybrid çalışma ortamları
• Software Asset Management yapan kurumlar
• IT yöneticileri
• CIO / CTO organizasyonları
• İnsan kaynakları ve operasyon ekipleri

için değerlendirilebilir.

AppTracker POC Süreci

SecureSys AppTracker projelerinde kontrollü POC gerçekleştirilebilir.

• 1. Kullanıcı Grubunun Belirlenmesi — pilot kullanıcı ve cihazlar seçilir.
• 2. Agent Kurulumu — AppTracker bileşenleri belirlenen sistemlerde devreye alınır.
• 3. Uygulama Envanteri — kullanılan uygulamalar görünür hale getirilir.
• 4. Active / Idle Analizi — gerçek uygulama kullanım süreleri ölçülür.
• 5. Lisans Analizi — lisanslı uygulamaların kullanım oranları değerlendirilir.
• 6. Departman Raporları — kullanıcı ve departman bazlı kullanım analizleri oluşturulur.
• 7. Raporlama — yönetici ve IT ekiplerine ölçülebilir kullanım çıktıları sunulur.

SecureSys AppTracker Çözümleri

SecureSys olarak AppTracker projelerinde yalnızca ürün kurulumu değil;

Mevcut Durum Analizi → Lisans Envanteri → POC → Kurulum → Kullanıcı Grupları → Uygulama Sınıflandırması → Aktivite Analizi → Raporlama → Lisans Optimizasyonu → Operasyon ve Destek

süreçlerini birlikte ele alıyoruz.

Yazılım Lisanslarını Tahminle Değil, Kullanım Verisiyle Yönetin

Bir yazılımın satın alınmış olması onun gerçekten kullanıldığı anlamına gelmez.

Gerçek lisans optimizasyonu;

Kim kullanıyor? Ne kadar kullanıyor? Aktif mi kullanıyor? Lisans gerçekten gerekli mi? Başka kullanıcıya devredilebilir mi?

sorularının cevaplanmasıyla mümkündür.

SecureSys AppTracker ile kullanıcı uygulama aktivitelerini görünür hale getirin, yazılım lisanslarınızın gerçek kullanımını ölçün ve IT maliyetlerinizi veriye dayalı yönetin.

AppTracker için Demo, POC ve Teklif Alın